ERP em pequenas empresas e alternativas de alta disponibilidade
Perguntas que não podem calar:
- Empresa pequena precisa ter ERP?
SIM, não só para ter informações precisas mas também para viabilizar-se operacionalmente (NFe) e atender fisco (SPED).
- Empresa pequena pode ter ERP?
SIM, com gestor(es) assumindo capacitação no uso do sistema, usando financiamento, optando por versões enxutas de ERP e evitando gastos adicionais.
- Empresa pequena deve ter um ERP que nunca para? (alta disponibilidade)
SIM, sistema parado por mais de um dia implica em alto risco de continuidade.
- Empresa pequena pode ter alta disponibilidade de ERP?
SIM, com soluções criativas, assumindo o trabalho de gerenciamento.
Pequenas empresas muitas vezes têm a visão de que "ERP é caro demais!" ou de que "Não é para empresa do nosso porte ..."
Isso porque, antes da NFe e SPED o uso era de Nota Fiscal com emissão manual ou em impressora matricial e controles em planilhas.
Porém, após NFe e SPED o quadro é de empresas pequenas que não conseguem emitir muitas NFe via WEB e empresas de porte médio que passam a se preocupar com integridade da informação por causa das multas.
A imposição da NFe e do SPED implicou em aumento da demanda por sistemas no Brasil, tendo mudado o mercado ERP no Brasil: desde 2010 (ou antes) falta gente para implantar ERP.
O que não mudou na pequena empresa é a falta de cultura voltada a informação gerencial. A pequena empresa costuma questionar "Porque o sistema é uma porcaria? Porque essa m&!%@ nunca funciona?"
Porém, o padrão na pequena empresa é não ter um gestor de TI; usualmente essa atribuição fica com o diretor financeiro, as vezes com o diretor de produção ou ainda um usuário avançado. Em micro empresas é comum esposa, filho ou sobrinho do dono "cuidando do computador". Não tem planejamento estratégico, muito menos alinhamento da Tecnologia da Informação e Comunicação com negócios.
A gestão de TI ideal deve contar com:
- Gestor com competência em TI e em administração (CHEN; WU, 2011);
- Compreensão mútua entre Gestor de TI (CIO) e Presidente, alinhamento da estratégia de TI com a dos negócios (JOHNSON; LEDERER, 2010);
- Líder de TI com trânsito em todas áreas, de operacional a gerencial, com visão do todo, na equipe da alta direção (KARAHANNA; WATSON, 2006);
- Trabalho em equipe (XU; ZHANG; BARKHI, 2010)
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Gestor de empresa pequena
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Vê
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Não vê
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O impacto do gasto total com informática |
Que ERP bem implantado dá ganho de 3 a 5% sobre o faturamento (1980...) |
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Custos de informática em números absolutos |
O quanto empresas de porte despendem em TIC (6% faturamento) |
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Informática como obrigação |
Informática/TIC como investimento e vantagem competitiva |
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Sistema como uma aquisição definitiva |
Manutenção e evolução são necessárias para o sistema se preservar |
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Treinamento e análise de processos (BPM) como gastos a evitar |
Treinamento e BPM implicam em produtividade |
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Sistema como um produto que se compra |
Que é tecnologia se transfere |
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Adquire ERP para continuar fazendo tudo como antes!
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Então, qual a saída para Pequena empresa?
Encontrar uma versão enxuta de ERP de verdade e minimizar gastos racionalmente:
- Gestor(es) fazer(em) treinamento por EAD e o papel de multiplicador do conhecimento adquirido para o restante da empresa, pois de 60 a 70% do custo de um ERP é implantação e treinamento;
- Escolher um ERP que não traga gastos agregados com infraestrutura: alguns ERPs exigem MSSQL Server ou Oracle, não aceitam MSSQL Express ou Oracle XE; alguns exigem hardware superdimensionado em servidor, outros exigem estações com alta capacidade de processamento.
- Buscar um ERP com valores de manutenção baixo, ou seja, ver o custo/mês após implantação e não só custo de implantar.
Vantagens de versões enxutas:
- Tem forte estrutura de suporte e EAD;
- Disponibilizam módulos de CRM, BI e EAI (usualmente pré- -configurados) ;
- Algumas suportam simples upgrade para versão completa se a empresa crescer ou precisar de sistema mais complexo (Jiva é subconjunto do Sankhya; Totvs Serie 1 e 3 podem evoluir para o Protheus Serie T); outras não (SAP B1/Business ONE não é o R3/SAPão) ;
- Facilidade de encontrar consultores no mercado;
- Podem ter venda financiada pelo BNDES
Problemas de versões enxutas em empresa pequena:
- Alto gastos com horas de suporte, quando não tem usuário dominando sua área;
- O que é "normal" para fornecedor é "muito caro" para pequena empresa;
- Falta de funcionalidades necessárias (p.ex. MRP2).
Desastres:
É preciso ter em mente que certas parte da empresa não podem parar, como emissão de NFe e cotação.
Por isso, TI/Informática NÃO é a parte mais importante da empresa, mas é VITAL para manter seu funcionamento. Mesmo que se faça todo o possível (treinou, implantou, funcionou) mas... o que fazer quando um desastre ocorre? Há várias causas possíveis para o servidor parar: hardware, raio, vírus, ataque hacker, furto, assalto, incêndio...
Faça as contas: 2 dias sem vender = perda de 10% faturamento do mês; 2% clientes?
Segundo a VMWare, ”Um guia para modernizar a recuperação de desastres de TI”:
43% das empresas que enfrentam desastres nunca reabriram
29% fecharam em dois anos
93% das empresas que perderam os respectivos data centers por 10 dias faliram no período de um ano
40% de todas as empresas que passam por um grande desastre sairão do mercado se não conseguirem ter acesso aos seus dados em até 24 horas
Pequena empresa corre grande risco porque, em geral:
- tem FÉ em um único backup;
- o backup nunca ou raramente é testado;
- deixa o backup na mesma sala do servidor;
- não sabe a diferença entre backup e alternativa de contingência (redundância de servidor).
Para qualquer porte de empresa, são imprescindíveis alguns cuidados básicos, como:
- espelhamento de discos em servidor;
- servidor de primeira linha;
- nobreak para servidor + impressora para Danfe + pabx + modems de internet;
- redundância de conexões internet;
- redundância de estações para faturamento.
Mas e os custos?
Redundância de servidor: servidor de contingência gerenciado fora da empresa: a partir de R$1.500,00/mês (ago/2012)
Qual a saída?
Criatividade, esforço e bom senso, como:
- Servidor de contingência na casa do dono;
- Usuário também gerencia;
- Servidor não gerenciado no exterior (US$100/mês);
- Contingência só para atividades essenciais: cotação, NFe e financeiro. (a pergunta é: quantas horas esse usuário pode ficar sem sistema?)
- VIRTUALIZAÇÃO.
Independente da contingência, a virtualização tem os benefícios de:
- Redução de custos de aquisição, manutenção e gerenciamento de hardware;
- Viabilização de backup de todo o trabalho de instalação e configuração dos software instalados na Máquina Virtual (MV);
- Melhor desempenho de uma Máquina Virtual no hardware robusto em relação à solução convencional;
- Rapidez em criar novas aplicações / servidores;
- Viabiliza copiar servidor para datacenter com baixo custo de instalação;
- Disponível em software livre e em versões gratuitas.
Referências:
